美国展览者杂志指出，参加国际展最好能在一年前即开始准备，并将整年计划划分为四个阶段，依序完成，方能达至预期的理想目标。
奥兰多及迈阿密展览中心均享有颇高的国际声誉，前者因场地规模大及周边设备完整，吸引了众多国际商展前往该处举行；迈阿密则因被视为进入拉丁美洲市场的门户，故以相当多来自拉丁美洲的卖主。 以下为多家专业展览后勤服务公司的专业经验，提供厂商参考。
计划时间表
（一）12个月前
1、从展览的规模、时间、地点、专业程度、目标市场等各方面，综合专家意见，选定全年展览计划；
2、与展览主办单位或代理公司进行联系取得初步资料；
3、选定场地；（一般而言，首次参加国际大展，较难取得最佳位置）；
4、了解付款形式，考虑汇率波动，决定财务计划；
（二）9个月前
1、设计展览结构；
2、取得展览管理公司的设计批准；
3、选择并准备参展产品；
4、与国外潜在客户及目前顾客联络；
5、制作展览宣传册；
（三）6个月前
1、以广告或邮件等进行推广活动；
2、确定旅行计划；
3、支付展览场地及其他服务所须预先付款；
4、复查公司的参展说明书、传单、新闻稿等、并准备必要和翻译；
5、安排展览期间翻译员；
6、向服务承包商及展览组织单位定购广告促销；
（四）3个月前
1、继续追踪产品推广活动；
2、最后确定参展样品，并准备大量代表本公司产品品质及特色的样品，帖上公司标签，赠送索取样品的客商；
3、将展位结构设计做最后的决定；
4、计划访客回应处理程序；
5、训练参展员工；
6、排定展览期间的约谈；
7、安排展览现场或场外的招待会；
8、购买外汇；
（五）四天前
1、将运货文件、展览说明书及传单等额外影印本放人公事包；
2、搭乘飞机至目的地；
（六）三天前
1、抵达，饭店登记；
2、视查展览厅及场地；
3、咨询运输商，确定所有运送物品的抵达；
4、指示运输承包商将物品运送至会场；
5、连络所有现场服务承包商，确定一般准备就绪；
6、与展览组织代表连络，告知通讯方法；
7、访问当地顾客；
（七）两天前
1、确定所有物品运送完成；
2、查看所订设备及所有用品的可得性及功能；
3、布置展位；
4、将所有活动节目做最后的决定；
（八）一天前
1、将摊位架构、设备及用品做最的检查；
2、将促销用品发送直接分配中心；
3、与公司参展员工、翻译员等进行展览前最后简报；
（九）展览期间
1、尽早到会场；
2、於展览第一天即将新闻稿送到会场的记者通讯厅；
3、实地观察后尽早预约明年场地；
4、详细记录每一个到访客户的情况及要求，不要凭事后记忆；
5、对于没有把握的产品需求，不要当场允诺，及时回报总部作出合理答复，一旦应承，必须按质按期完成，以取得客户合作信心；
6、每日与员工进行简报；
7、每天将潜在商机及顾客资料送回公司，以便即时处理及回应；
（十）展览结束
1、监督摊位拆除；
2、处理商机；
3、寄出谢卡；